O uso de aplicativos pessoais é desenfreado no Japão, com 84% das pessoas usando aplicativos pessoais regularmente no local de trabalho, um pouco abaixo da média global de 88%. No entanto, apenas 9% das pessoas regularmente carregam, publicam ou enviam dados para aplicativos pessoais a cada mês, muito abaixo da média global de 26%. Os principais aplicativos pessoais para os quais eles enviam dados refletem as tendências globais e incluem armazenamento em nuvem (Google Drive, Box, OneDrive), calendário (Google Calendar), mídias sociais (Facebook, Twitter/X, LinkedIn), e-mail (Gmail), IA generativa (ChatGPT) e aplicativos de anotações (Keep). Instâncias pessoais de cada um desses aplicativos estão em uso na grande maioria das organizações no Japão, conforme ilustrado na figura abaixo.

Embora a grande maioria das pessoas no Japão use aplicativos pessoais, as organizações geralmente têm tido muito sucesso na aplicação de políticas em tempo real para limitar a quantidade de dados que fluem para aplicativos pessoais. Quase 100% das organizações japonesas têm políticas em vigor para restringir a forma como os aplicativos pessoais podem ser usados, empregando uma variedade de estratégias diferentes, conforme descrito abaixo.
Blocos explícitos
Quase três quartos (73%) das organizações no Japão têm políticas de nível de atividade para bloquear explicitamente atividades anteriores, como carregar, publicar e enviar aplicativos pessoais. Essas políticas de bloqueio explícito geralmente são aplicadas especificamente a aplicativos pessoais de armazenamento em nuvem (por exemplo, Box, Google Drive, Microsoft OneDrive), aplicativos pessoais de webmail (por exemplo, Gmail, Yahoo Mail), aplicativos de IA generativos (por exemplo, ChatGPT) e aplicativos de mídia social (por exemplo, Facebook, LinkedIn, Twitter/X).
Coaching em tempo real
Quase metade (49%) das organizações no Japão utilizam o treinamento em tempo real para reduzir o risco de aplicativos pessoais. O treinamento em tempo real ajuda os usuários a tomar decisões informadas sobre segurança de dados, capacitando o indivíduo, que normalmente entende os dados e o conteúdo da empresa, a tomar a decisão certa. Nesse caso, a solicitação de treinamento aparece quando o usuário tenta enviar dados para um aplicativo pessoal e o lembra da política da empresa em relação a aplicativos pessoais. A razão pela qual o coaching é tão eficaz em limitar o uso de aplicativos pessoais é que os usuários raramente (apenas 27% das vezes) optam por continuar quando recebem uma solicitação de treinamento. Nos outros 73% das vezes, o usuário decide não continuar com seu comportamento de risco e encontra um caminho mais seguro para atingir seu objetivo.
Prevenção contra a perda de dados (Data Loss Prevention - DLP)
Mais de um terço (35%) das organizações no Japão aplicam políticas de DLP a aplicativos pessoais para reduzir riscos. A figura abaixo mostra o detalhamento dos tipos de dados que os usuários tentam enviar para aplicativos pessoais violando as políticas da empresa, com a propriedade intelectual representando dois terços das violações, seguida por dados regulamentados (como dados pessoais, financeiros ou de saúde).
